3 uundværlige lederevner til at lede eksterne teams

Hvis dit team bruger mere tid på onlinemøder, men føler sig mere isoleret og mindre produktivt, er du ikke alene. Ledere har brug for nye færdigheder – og udvidelser af gamle – for effektivt at lede fjernhold.

At bringe hold sammen, når vi er fra hinanden

Mens det meste af dagens arbejde er samarbejde, og flere og flere teams arbejder eksternt, har de fleste enkeltpersoner og teams ikke en stor spillebog til fjernsamarbejde. Når vi kun ser os selv på en computerskærm, har vi en tendens til at føle os isolerede. Ledere kæmper ofte for at skabe et fællesskab for deres eksterne arbejdsstyrke. Hvis du leder et eksternt team, bør topprioriteten være at fremme sund og produktiv kommunikation og samarbejde i et online miljø. At fokusere på disse 3 kompetencer vil tage dig et godt stykke vej mod succesfulde resultater og teamdynamik.

1. Opbyg psykologisk sikkerhed for maksimal teampræstation

Forskning i den akademiske verden og erhvervslivet har gentagne gange vist, at hvordan teammedlemmer behandler hinanden er afgørende for høj teampræstation. [1]samt kritiske målinger som medarbejdertilfredshed, trivsel og fastholdelse.

Usund teamdynamik kan være drevet af frygt for forlegenhed, afvisning og andre negative sociale konsekvenser. Frygt er en stærk motivator for medarbejdere til at indordne sig, være enige, ikke udtrykke uenighed eller et andet synspunkt – ikke medbringe alt, hvad de har at tilbyde.

For at et team kan føre mere ærlige samtaler, komme til syne og løse problemer hurtigt og effektivt, og for at byde velkommen og gøre brug af flere forskellige perspektiver og ideer, skal teammedlemmer føle psykologisk sikkerhed. Det betyder, at de stoler på hinanden for at vise gensidig respekt og støtte, når de er sig selv og ærlige. Når teams har høj psykologisk sikkerhed, tager teammedlemmerne mere af sig selv og mere med til arbejdet.

• Sunde gruppenormer som:
  • Tjek antagelser (i stedet for at antage, at du ved, hvad den anden person vil have, eller hvad der ligger bag dine ord og handlinger)
  • Kommuniker eksplicit om spændinger og uenigheder samt påskønnelser
  • Gensidig ansvarlighed, så alle standarder gælder for alle teammedlemmer, især for dig som leder
• Praksis for samtaleudveksling
  Brug struktur i møder til at støtte alle teammedlemmer ved at have lige muligheder for at tale.
• Tilpasnings- og empatifærdigheder
  Teammedlemmer er opmærksomme på hinandens tonefald, udtryk og andre nonverbale signaler.

Sunde normer, skiftadfærd og afstemnings- og empatievner er gensidigt forstærkende og kan forbedres med bevidst praksis og feedback. Se et eksempel på et integreret virtuelt team færdighedsudviklingsprogram, der inkluderer alle disse elementer her.

2. Facilitere møder for tilslutning og produktivitet

Onlinemøder er en meget synlig og virkningsfuld mulighed for, at teamdynamikken kan blomstre eller fejle. At få mest muligt ud af onlinemøder kræver planlægning, gode vaner og faciliteringsevner. Her er nogle grundlæggende faciliteringsprincipper, der kan tage dine møder til næste niveau med hensyn til forbindelse og engagement og med hensyn til produktivitet:

• forarbejde
  Når det er relevant, kan du bruge forhåndstemme, forhåndslæsninger og spørgsmål for at få folk til at tænke eller researche på forhånd. For et nyt emne eller et emne, som du ønsker, at dine teammedlemmer skal nærme sig med friske øjne, skal du få dem til at tænke, før de deltager i mødet.
• bruge kalendere
  Definer emner, herunder mål, intentioner og tildelt tid. Offentliggør denne dagsorden i mødeinvitationen og/eller gruppechatten.

Tip: overbelast ikke tidsplanen. Et kort møde, der gør én ting godt, er mere nyttigt end et længere møde, der ikke fuldt ud opfylder nogen af ​​dets mål.

Tip: Brug mekanismer som “thumb polls” til at justere timings og prioriteter efter behov.

• Fokus og fokus igen
  Når du introducerer et emne, skal du fokusere ved at stille et spørgsmål eller gentage formålet og hensigten. Efterhånden som samtalen skrider frem, omdiriger personer, hvor det er nødvendigt, for at tilpasse sig emnet/målet/hensigten.

Tip: Brug mekanismer som en “parkeringsplads” til at “stifte” ideer uden for emnet og spørgsmål til at gense senere.

• holde tiden
  … for at holde samtalen i gang eller give mulighed for dybere deling fra folk med indsigt eller dybde i et givent emne. Timing kan hjælpe teamet med at nå dagsordenens mål i stedet for at miste overblikket over tid og blive hængende i et emne.
• Lave spørgsmål
  … at afklare, udfordre, verificere antagelser og åbne perspektiver. At stille velvalgte, gennemarbejdede spørgsmål er et af de mest kraftfulde værktøjer, en facilitator kan tilbyde deres team.
• Giv stemme til det usagte
  Hvad bliver der ikke sagt eller adresseret, herunder underliggende spændinger og antagelser?
• invitere til deltagelse
  Inviter teammedlemmer, der har været mindre aktive, til at bidrage.

Tip: For de bedste resultater skal du gøre dette på en måde, der giver mere stille teammedlemmer plads til at tale uden at lægge pres på en bestemt person for at gøre det. Efter mødet skal du kontakte teammedlemmer, der har været stille for nylig, eller som har været stille under et specifikt møde.

• Reflekter og gentag
  … hvad der blev sagt eller aftalt. Dette sikrer fælles forståelse, fanger ting, der er savnet eller misforstået, og bringer afslutning eller fornyet energi til emnet.

Faciliteringsevner er ikke kun til at få tingene gjort, og de er ikke kun til store møder. At definere fokus, stille spørgsmål, give udtryk for det uudtalte, invitere til deltagelse og reflektere og opsummere hjælper med at opbygge forbindelser og relationer på alle niveauer, fra individuelle samtaler til at lede hele virksomheder.

• Uddelegere og skifte faciliteringsroller
  … at øge engagementet, opbygge teamfærdigheder og udvikle gensidig ansvarlighed. Dit team vil få stor gavn af, da flere mennesker på dit team udvikler deres faciliteringsevner.

3. Opbyg teknologisk flydende evne

Denne kompetence sikrer, at teknologier som videochat bygger bro mellem teammedlemmerne i stedet for at drive dem længere fra hinanden.

Tekniske vanskeligheder er en almindelig frustration ved onlinemøder. Du kan ikke fjerne dårlige internetforbindelser, men du kan skifte til grupperum hurtigt og problemfrit. Øv dig, indtil du kan bruge breakout-rum, afstemninger, chat og andre funktioner hurtigt og nemt, og sørg for, at dine teammedlemmer har den træning, de har brug for, for også at være komfortable.

På trods af alle dens mangler tilbyder videochat også nogle væsentlige fordele i forhold til ansigt-til-ansigt møder, herunder:

• gruppechatten giver teammedlemmer mulighed for at poste ideer, spørgsmål osv. uden verbale afbrydelser. Når du leder en tråd, skal du stille spørgsmål og invitere alle til at skrive deres svar i gruppechatten for hurtigt at få alle perspektiverne i rummet med lige stor synlighed.
• de anonyme undersøgelser de giver folk mulighed for at besvare spørgsmål, der kan virke for risikable til at svare åbent på andre måder.
• hvilerummene bringe intimitet, inklusion og produktivitet til små grupper inden for rammerne af fuld gruppeinformationsdeling.
  • At tage et emne op i flere små grupper er mere engagerende og gør det lettere at fremkomme forskellige synspunkter end i en enkelt stor gruppediskussion.
  • Folk føler sig energiske, når de får tingene gjort, og små grupper er typisk mere kvikke og hurtigere end store grupper til at udføre specifikke opgaver.