Passiv Indkomst Blog 2023
Hvordan får virksomhederne gavn af kreditkort – og hvilke virksomheder egentlig? Hvad er fordelene og ulemperne ved firmakreditkort? Virksomheder kan optimere interne strukturer med firmakreditkort, få et ideelt overblik over deres udgifter og samtidig give deres medarbejdere mere frihed – uden at miste kontrollen på samme tid. Kreditkort til virksomheder på et øjeblik.
Business kreditkort
Udgiftsstyring kan blive en realtidsfaktor fra en bestemt virksomhedsstørrelse. Indretter du dig ikke rigtigt her, skal du ikke bare investere flere kræfter i bogføring, men kan samtidig stille dine medarbejdere over for udfordringer – hvilket giver mindre tilfredshed, langsommere beslutningsprocesser og nedsat fokus på det væsentlige. Et firmakreditkort til virksomheder kan her hjælpe og forenkle processer for alle involverede.
Der er to typer firmakreditkort: visitkort og firmakort. Visitkort henvender sig til mindre virksomheder, hvor kun få medarbejdere skal bruge kreditkort. Yderligere tjenester er sjældent tilgængelige med visitkort. Anderledes er det med firmakort, som er ideelle til virksomheder, der har brug for et stort antal kreditkort. Her er der eksempelvis minimum indkøbsmængder på 20 eksemplarer og virksomheder har mulighed for selv at forhandle særlige betingelser.
I sidste ende er de dog alle kreditkort – med et kreditkortnummer, udløbsdato, kontrolciffer – og muliggør online- og offlinebetalinger for arbejdsrelaterede udgifter verden over. I modsætning til private kreditkort er firmakreditkort knyttet til virksomhedens erhvervskonto, så medarbejderne ikke længere skal forudbetale, men kan foretage betalinger direkte gennem deres arbejdsgiver.
Mere fleksibilitet: Virtuelt kreditkort til virksomheder
Mens det rigtige kreditkort, som vi kan have med os i vores tegnebog, er forholdsvis komplekst at få med applikation, produktion og forsendelse, er det virtuelle firmakreditkort et praktisk alternativ. Takket være moderne hardware som smartphones eller smartwatches kan vi stadig bruge dem med NFC-teknologi i hverdagen, hvad enten det er i bageren eller i specialbutikken.
Men virksomheder kan give dem til deres medarbejdere meget hurtigere. Med blot et par klik kan der søges om nye virtuelle kreditkort og få et fast budget – og blot et par sekunder senere er kreditkortoplysningerne klar, og indkøb kan begynde. Dette gør det meget nemmere for virksomheder at kunne reagere fleksibelt på teamets behov, at accelerere processer og at nå deres mål hurtigere.
Kreditkortfordele til virksomheder
Hvor meget virksomheder kan drage fordel af firmakreditkort afhænger af, hvordan de bruger dem. Hvis du vil nyde alle fordelene ved virksomhedens kreditkort, kan du stole på virtuelle kreditkort. Disse kan nemt og i stort antal oprettes og tildeles individuelt til fastansatte og endda forsynes med faste budgetter og andre udgiftsstyringer. Dette kombinerer mange fordele ved kreditkortet for virksomheder:
- Alle betalinger registreres digitalt, er nemme at spore til regnskab og kan tildeles den ansvarlige medarbejder.
- Hos udbydere som Moss kan medarbejderen uploade kvitteringen for betaling direkte via mobilappen.
- Medarbejderne skal ikke forudbetale med egne penge, men kan foretage betalinger direkte via firmakontoen.
- Der er ikke behov for en udgiftsrapport.
- Controlling ser de afholdte udgifter i realtid og kan reagere på negative eller positive udviklinger på et tidligt tidspunkt.
- Virksomheder bevarer kontrollen over deres økonomi ved at være i stand til at sætte individuelle budgetter.
- En stor mængde tid kan spares på tværs af virksomheder takket være slankere godkendelsesprocesser.
Men ikke kun processerne i en virksomhed kan optimeres med virksomhedens kreditkort. En anden afgørende faktor er likviditeten, som kan øges ved brug af kreditkort.
Ulemper ved kreditkort for virksomheder
Hvis virksomheder eksempelvis kun bruger et eller få firmakreditkort, kan de mange fordele hurtigt blive til ulemper. I dette tilfælde skal der på den ene side være en person, der tager sig af administrationen af virksomhedens kreditkort. Du skal godkende betalinger og videregive kreditkort- eller kreditkortoplysningerne. Hun skal samtidig sørge for, at kreditkortet kommer tilbage. Hvis flere i virksomheden bruger virksomhedens kreditkort, er der derimod en risiko for, at det senere ikke længere er muligt at se, hvilken betaling der er foretaget af hvem. Det gør det svært at finde beviser.
Hvis en medarbejder forlader virksomheden, skal det sikres, at vedkommende ikke længere kan bruge kreditkortet. Den skal enten spærres fuldstændigt, hvis den er oprettet specifikt til ham, eller der skal tildeles en ny PIN-kode.
Moss: Kreditkort som en smart forbrugsløsning
Med Moss kan virksomheder oprette et vilkårligt antal fysiske og virtuelle firmakreditkort, hvilket forenkler deres daglige forretning. På den ene side kan medarbejderne selv anmode om firmakreditkort fra deres overordnede, som kan bekræfte og frigive dem med blot et enkelt klik i overensstemmelse med frigivelsesretningslinjerne. Det virtuelle firmakreditkort oprettes med det samme og tildeles medarbejderen. Ved virtuelle kreditkort har medarbejderen også direkte adgang til kreditkortdata efter godkendelse. Eller de overordnede opretter selv firmakreditkort, sætter et individuelt budget for dem og tildeler dem til deres medarbejdere. På den måde har du altid styr på dine udgifter.
Hvis ejerne af virksomhedens kreditkort nu foretager betalinger med dem, kan de straks uploade den relevante kvittering i Moss-appen – et billede er nok og ved hjælp af OCR-teknologi genkendes nu alle regnskabsrelevante data, indtastes i Moss. software og korrekt tildelt.
Dataene kan derefter nemt eksporteres til DATEV Firmen online eller anden regnskabssoftware. Hvis nogen i teamet glemmer at tildele en kvittering til en betaling, minder Moss dem automatisk om, for eksempel via e-mail eller Slack. Derudover kan Moss efter et udvalgt antal manglende kvitteringer spærre for yderligere betalinger fra medarbejderen, indtil alle manglende kvitteringer er vedhæftet.
Det betyder enorme tidsbesparelser for regnskabet i virksomheden. Ikke alene er søgningen efter de rigtige kvitteringer næsten overstået, men betalingerne henføres også direkte til de respektive omkostningssteder, og regnskabet for måneds-, kvartals- eller årsregnskaber udarbejdes derefter.
Ofte stillede spørgsmål
Et firmakreditkort er som et almindeligt kreditkort, kun specielt skræddersyet til virksomhedernes (virksomhedernes) behov. De er knyttet til virksomhedens forretningskonto, som derfor påtager sig ansvaret for disse kort. Firmakreditkort fås i klassisk form lavet af plastik (eller andre materialer), men også i virtuel form. Med sidstnævnte oprettes information som kreditkortnummer, gyldighedsperiode eller kontrolciffer digitalt. De er straks klar til brug og bringer mange fordele med sig.
Virksomhedskreditkort giver virksomheder og deres medarbejdere maksimal fleksibilitet. Betalings- og godkendelsesprocesser kan fremskyndes, behovet for refusion elimineres, og økonomiteams kan se alle kort og betalinger ét sted. De ofte lange betalingsbetingelser med ringe eller ingen renter kan være nyttige for virksomheder, der ønsker at optimere eller vedligeholde deres likviditet.
Når medarbejdere forlader virksomheden, skal det sikres, at de ikke længere kan bruge kreditkortene. For eksempel skal pinkoden fornyes eller kortet spærres helt. Individuelle kreditkort for hver medarbejder eller hvert tilsigtet formål giver her en afhjælpning og sikrer, at spærring ikke påvirker arbejdet i resten af virksomheden. Og hvis alle kort kan styres via ét værktøj, er det nemt at undgå betalingsmisligholdelse på grund af spærrede kort. Administrationen af virksomhedens kreditkort kan være forbundet med en stor indsats, hvis der kun anvendes et eller få firmakreditkort, og ansvarsområderne skal være klart defineret på forhånd.
Prisen på firmakreditkort kan variere meget mellem udbydere – afhængigt af deres type, deres mængde og det ekstraudstyr, der tilbydes. Nogle koster næsten ingenting det første år, men så meget mere i det andet. Det er derfor vigtigt for virksomhederne på forhånd at definere, hvilke krav kreditkort skal opfylde for dem og at vælge en passende udbyder.
Ja. Moss tilbyder ubegrænset virtuelle og fysiske kreditkort til hver medarbejder. Kortene udstedes med navn og er klar til brug med det samme. Eksisterende kort kan til enhver tid overføres til andre medarbejdere eller spærres.
Virksomhedskreditkort er ikke mere risikable end private kreditkort. En EMV-chip forhindrer data i at blive kopieret under betaling. Hvis et kreditkort mistes, kan det spærres med det samme via den døgnåbne hotline eller via en app eller browser. Virksomheder kan også indstille betalingsgrænser, budgetter eller handelsrestriktioner på firmakreditkort, så de ikke kan bruge uventet store beløb. Moss minimerer risikoen for svindel med fastsatte grænser, delingspolitikker og dataindsamling i realtid.
Seneste artikler af Maximilian Gampl
