Passiv Indkomst Blog 2023
Selvom udtrykket “virtuel” nu er på alles læber, lad os starte med en kort definition af, hvad der udgør virtuelle teams. Virtuelle teams er en organisationsform, hvis medlemmer
– midlertidig (nogle gange permanent),
– med fælles mål,
– på forskellige steder og muligvis på forskellige tidspunkter,
– samarbejde på tværs af regionale, nationale eller virksomhedsgrænser og
– kommunikerer overvejende via medier. [1]
Fordele ved virtuelle teams
En stor fordel ved virtuelle teams er deres større fleksibilitet. For udover team- og virksomhedsbehov kan individuelle præferencer også tages bedre i betragtning i virtuelle teams. Dette åbner helt nye muligheder for at forme balancen mellem arbejde og privatliv. Samtidig er der risiko for ubegrænset arbejdstid og overarbejde. Her er det lederens opgave at adressere problemstillingen målrettet og ikke at overlade teamet til sig selv.
Ulemper ved virtuelle teams
Selvom virtuelle teams har store muligheder gennem mere fleksibelt samarbejde, er der også nogle skjulte risici, som hurtigt kan påvirke den samlede teampræstation. Da kommunikation med fjernstyring hovedsageligt foregår via elektroniske medier, er der næsten ikke plads til personlige møder og tilfældig uformel informationsudveksling (nøgleord: kaffekøkken). Det er derfor meget sværere at udvikle og fremme en fælles holdånd i rent virtuelle teams. Konsekvenserne: Denne organisationsform stiller høje krav til medarbejdernes personlige ansvar, selvorganisering og motivationsevner.
[1] Duarte, DL, Snyder, NT(2001) Mestring af virtuelle teams
Lederens rolle i fjerntliggende teams: skabe nærhed på trods af afstand
Ingen tvivl: virtuel teamledelse fungerer – men på en anden måde! Og det er her, målrettet fjernledelse gør den afgørende forskel. En af de største udfordringer i at lede virtuelle teams er at skabe nærhed på trods af fysisk afstand og at udvikle skræddersyede rammer for smidigt og professionelt online samarbejde. Gerne sammen med det virtuelle team. Som leder har du brug for stærke kommunikationsevner for at kontrollere og udvikle et online team.
Dette fungerer bedst, når fordelene ved online-teams maksimeres, og eventuelle ulemper kompenseres for med passende foranstaltninger og værktøjer. For det første kræver det meget tillid fra begge sider til eksternt teamwork. Lederen skal kunne stole på holdet og omvendt. Tillid er dog også en af succesfaktorerne, som ofte vokser meget langsomt, men forsvinder desto hurtigere, når der er friktionstab og kommunikationshuller. Dette kræver stor følsomhed og særlige kompetencer, der styrker den gensidige tillid og letter virtuelt samarbejde. Custom-fit online værktøjer giver enorm støtte i online teamudvikling og kan afbøde den fysiske afstand godt. De danner hjulene og karosseriet på en bil, så at sige, gensidig tillid og en positiv holdånd udgør motoren. Digitale teammøder kan erstatte analoge møder. Men for at styrke “vi-følelsen” handler det ikke kun om at vælge de rigtige onlineværktøjer. Og uden en motor kører selv det bedste karrosseri ikke, for at blive med billedet.
Teamudvikling på hjemmekontoret
Uanset om teams arbejder sammen på stedet, eksternt eller i hybridmodeller, har de én ting til fælles: lederne er omdrejningspunktet i et (virtuelt) team. Du sikrer hele tiden, at teammedlemmernes engagement fremmes, og du skal tidligt erkende, når tingene hænger fast et sted. Nu er det i hvert fald klart for alle, at online teamudvikling ikke fungerer med klassiske kommando- og kontrolledelsestilgange. Specielt virtuelt teamledelse kræver nye processer, nye kompetencer og en ny form for teamudvikling. Det er vigtigt at skabe tillidsfuldt og effektivt samarbejde med teamet på tværs af geografiske afstande.
Moderne kommunikationsmidler understøtter produktivt teamwork. Men på afstand er det ofte sværere at identificere potentielle konflikter på et tidligt tidspunkt og gribe konstruktivt ind. Det er derfor så meget desto vigtigere at udvikle en stærk følelse af teamwork blandt medarbejderne, som er kendetegnet ved en høj grad af identifikation og en vilje til at præstere. Aktiv teamudvikling giver alle involverede værktøjer til forskellige situationer, så konfliktløsningsevnerne vokser mærkbart. Enhver, der har lært at udtrykke deres utilfredshed i det virtuelle rum, er mere villige til at løse håndgribelige konflikter på et tidligt tidspunkt. Denne oplevelse kan i høj grad øge et teams følelse af at høre til. Fjernledelse betyder at kunne bruge de mange justeringsskruer til ledelse på afstand og danne teamet til et højtydende team.
Sådan fungerer det at lede på afstand:
– Spørg de enkelte teammedlemmers forventninger og tag dem alvorligt,
– i fællesskab udvikle fokusemnerne og målene for teamet,
– tilbyde frihed og tage hensyn til den enkeltes præferencer,
– Gør målrettet brug af muligheden for individuelle arbejdstider/steder,
– muliggøre klar og åben kommunikation,
– skabe forudsætninger for en løsningsorienteret konfliktkultur,
– adressere utilfredshed og latente konflikter på et tidligt tidspunkt,
– Klart regulere ansvar og ansvar,
– Fordel opgaverne retfærdigt
– Gør succeshistorier synlige og fejr,
– implementere passende samarbejdsværktøjer,
– bruge kreativ digital kommunikation (hvordan vil vi udveksle ideer?),
– Spørg jævnligt de anvendte foranstaltninger og engagementet.
Hvordan motiverer jeg mit virtuelle team?
Indrømmet – på trods af alle de kreative teknologier, værktøjer og formater, når selv virtuelle teams nogle gange deres grænser, og motivationen og effektiviteten af digitalt samarbejde i projekter lider. Her er det nødvendigt at undersøge årsagerne:
– Er der problemer på det personlige plan, fx har to teammedlemmer en konflikt med hinanden?
– Eller er vanskelighederne ved virtuelt samarbejde på team- eller endda ledelsesniveau?
Det er ekstremt vigtigt at træffe de rigtige foranstaltninger rettidigt. For når først et virtuelt team har mistet motivationen, er det så meget desto sværere at få alle tilbage på sporet, især hvis man ikke ser hinanden personligt og ikke lægger mærke til de interpersonelle vibrationer.
Så fx bliver tidligere udviklede adfærds- og kommunikationsregler “frisket op”, eller teamritualer, der er blevet glemt med tiden, bliver bragt til live igen (f.eks. et livearrangement en gang i kvartalet, fjernbegivenheder uden for hverdagen osv.). Især i digital teamledelse skal der lægges særlig vægt på, at personlige relationer i teamet ikke fordufter, fordi virtuelle møder ”kun” handler om forretning. De fælles frokost- eller kaffepauser bør kompenseres for med samarbejdsværktøjer. For kun dem, der føler sig godt tilpas i et team og har tillid til deres kolleger, vil også opnå deres fulde potentiale.
Dette er, hvad virtuelle teams har brug for – i en nøddeskal:
– Tillid,
– gensidig feedback,
– god virtuel teamledelse,
– implementering af målrettede værktøjer,
– øget vilje til at kommunikere,
– tydelig rolle- og opgaveafklaring,
– en løsningsorienteret konfliktkultur og
– Pålidelighed (aftaler, regler, tankegang).
