Implementer OKR-cyklussen bæredygtigt

OKR pyramide

OKR-rammen er IKKE rettet mod at sætte og nå mål for den enkelte medarbejder, men mod teams og organisationen. Det er derfor ikke et ledelsessystem à la MbO (Management by Objectives), og det bør ikke “misbruges” som et resultatstyrings- eller aflønningsinstrument. Med rammerne er grænserne gennemtrængelige – OKR’er skabes top down OG bottom up, hvilket muliggør en tilpasning af virksomhedens strategi med målene for divisionerne og teamene.

Hierarkiet består af

• overlejret mission/vision/strategi
• OKR eller organisatoriske årlige mål,
• de kvartalsvise OKR’er (planlægningsperiode 3-4 måneder) og de afledte
• Foranstaltninger

‍

OKR-proces

OKR-processen består af tilbagevendende OKR-cyklusser hver 3-4 måned. De har altid den samme proces og efter et par iterationer – og dermed ”øv” – bliver de en del af virksomhedens DNA og bliver i stigende grad en sikker succes. Fordi: alle nedenstående procestrin fører til konstant udvikling af et agilt mindset blandt medarbejderne. Det er teorien. Hvordan ser det ud i praksis nu?

Mission/Vision/Strategi

Strategiprocessen går forud for OKR-cyklussen. Dette har en horisont på 5-10 år og definerer virksomhedens grundlæggende orientering. hvad står vi for Hvilken vision og hvilke(n) strategi(er) følger vi for at opfylde visionen?

OKR Moals eller organisatoriske årsmål

Disse organisatoriske mål er mellemlangsigtede (normalt 1 år), en del af OKR-cyklussen og bestemmer i høj grad formuleringen af ​​OKR’erne. Bemærk: både Moals og OKR selv er altid top-down OG bottom up. Dette er grundlæggende vigtigt for at holde alle motiverede og for at sikre optimal tilpasning.

OKR planlægning

Planlægning er det første trin i den egentlige OKR-cyklus. En workshop på flere timer, hvor alle fra teamet sammen formulerer deres OKR’er, har bevist sig selv. De bliver guidet af Moals eller firma OKR’er – som de skal betale til.

OKR-justering (valgfrit)

Afhængigt af organisationen giver det mening for alle teams fra et område eller en enhed at udveksle information om deres team-OKR’er, identificere eventuelle overlapninger eller grænseflader og forhandle en fælles retning.

OKR (to-)ugentlig eller check-in

Holdet udveksler information om status hver en til anden uge. Fremskridt og mulige tilbageslag i behandlingen af ​​OKR’erne diskuteres og mulige reaktioner diskuteres og aftales.

OKR anmeldelse

I slutningen af ​​hver cyklus er der en gennemgang, hvor alle OKR’er og deres præstationer præsenteres. Hvilken OKR har vi helt/delvist opnået? Hvad er stadig åbent og skal ændres og/eller overføres til næste cyklus (eller efterslæb)? Det skal bemærkes, at udgangssituationen eller rammebetingelserne kan have ændret sig i mellemtiden og OKR’erne skal derfor revideres i næste planlægning.

OKR retrospektiv

Dette sker også i slutningen af ​​OKR-cyklussen og vedrører udelukkende den kritiske vurdering af samarbejdet i cyklussen samt selve metoden og dens anvendelse. Hvad gik godt og gav næring til arbejdet? Hvor blev der lagt på og problemer? Hvordan løser vi disse for at blive bedre? Det er således et værktøj til at sikre den løbende forbedring af metoden, processen og samarbejdet.

OKR’er kan implementeres på virksomheds-, divisions- eller teamniveau. Denne dimension angiver, hvilke niveauer der er involveret i organisationen. Vi antager OKR i sin ”rene kultur” – dvs. rammerne bruges på hele virksomheden.

OKR planlægning

Mål og beskrivelse

Planlægning foregår på både ledelses- og teamniveau. Før holdene begynder deres planlægning, præsenterer ledelsen OKR’erne på virksomhedsniveau for denne cyklus. Planlægningen er planlagt og modereret af OKR-mesteren, træneren eller scum-mesteren og er normalt planlagt til 4 timer – med progressiv træning er 2-3 timer ofte nok.

OKR planlægningsspørgsmål til holdene

• Betaler vores OKR’er til firmaet OKR’er og Moals?
• Er OKR’erne ambitiøse, men stadig realistiske? Passer de til vores personalekapacitet i næste cyklus?
• Er der modstridende nøgleresultater, eller modsiger de hinanden?
• Er der afhængigheder med andre teams?

OKR (Bi-)Ugentligt

Mål og beskrivelse

Målet er at få alle “med ombord” med hensyn til den aktuelle arbejdsstatus og at overvåge fremskridt. Den bruges til (to-)ugentlig koordinering i teamet og udføres af Scrum Master, teamleder eller teamet selv, den sædvanlige varighed er 15 minutter.

OKR (Bi-)Ugentlige spørgsmål

• Hvad arbejder vi på i øjeblikket, hvad er status og status for vores nøgleresultater?
• Er der anstødssten, der gør vores arbejde sværere?
• Er der afhængigheder, der gør vores arbejde vanskeligt?

OKR anmeldelse

Mål og beskrivelse

Når en OKR-cyklus er afsluttet, mødes teamet til en gennemgang. Resultaterne ses ikke ud fra det operationelle, daglige forretningsperspektiv (som i (to-)ugentligt), men fra et “fugleperspektiv”. Gennemgangen tjener også til at forberede planlægningen til næste iteration. Scrum Master, OKR træner eller teamleder er her ansvarlig; en varighed på 2 timer har vist sig.

OKR gennemgang spørgsmål

• Hvad har vi opnået i denne cyklus?
• Hvad venter (delvist) endnu? Hvor skal vi finjustere (efterslæb eller næste plan)?
• Hvilke erfaringer vil vi tage med os ind i den næste cyklus?

‍

OKR retrospektiv

Mål og beskrivelse

Det handler om en procesgennemgang og et anerkendende og kritisk blik på teamwork. Her har Scrum Master, OKR træner eller holdleder ansvaret, og den sædvanlige varighed her er også 2 timer.

OKR retrospektive spørgsmål

• Hvad er stemningen? Kommunikerer vi tilstrækkeligt og anerkendende? Nyder vi vores arbejde?
• Hvordan når vi vores mål?
• Tager vi alle passende med os og kan alle bidrage?
• Får alle den støtte, de har brug for?
• Hvor hjalp OKR-metoden os? Har vi brug for ændringer i håndteringen af ​​rammerne?
• Hvad skal vi stoppe med i fremtiden?

‍