OKR skaber struktur og gennemsigtighed i IT-projektlandskabet

MANN+HUMMEL – En schwabisk familievirksomhed opererer globalt

MANN+HUMMEL leverer nøgleteknologierne på vejen til en renere planet. Din mission: adskille det nyttige fra det skadelige! Filtrering gør forskellen og er grundlaget for deres succesfulde forretning med over otte årtiers erfaring. Takket være innovative løsninger er den tidligere mellemstore familievirksomhed vokset til en global teknologileder inden for filtrering med over 80 lokationer verden over. Overbevist om “Leadership in Filtration”-visionen påtager MANN+HUMMEL ansvar over for nuværende og fremtidige generationer og har med succes stolet på kontinuitet og pålidelighed, siden det blev grundlagt i 1941.

‍

Det var udgangspunktet…

For cirka 2 år siden overtog René ledelsen af ​​det globale newIT-program. På det tidspunkt var der (for) mange projekter i pipelinen – intet var virkelig fremskridt, man sad fast i en strøm af projekter, der alle var i forskellige stadier. Der skulle akut skabes en struktur, især da mange af projekterne har en meget stor gennemslagskraft og omfang for virksomheden. Dette udspringer af, at CIO’en hos MANN+HUMMEL også var aktivt involveret i at forme serviceområdet (HR, indkøb, økonomi, IT-services osv.) og indtil for nylig også styrede det. Dette succesfulde initiativ er en drivkraft for fremtidige forretningsservices og understøtter den digitale transformation. IT-rollen har således klart ændret sig fra en understøttende funktion til en business enabler-funktion.

Et stort projekt handlede for eksempel om ren standardisering af de samme processer forskellige steder. Med andre ord, grundlæggende strategiske projekter, der er essentielle, hvis du ønsker at transformere dig selv fra en mellemstor schwabisk virksomhed til en global virksomhed med enorme vækstmål. Samtidig foregår transformationen fra en stærkt automobilorienteret koncern til en mere og mere diversificeret koncern med den hurtigt voksende division LS&E (Life Science & Environment). For at kunne håndtere sådanne projekter kræves passende standardiserede tilgange og infrastrukturer – og det er her, ny IT efterspørges.

‍

… OKR gav vigtige impulser

I jagten på en passende metode til at skabe struktur til projektmængden, kiggede René nærmere på OKR-rammen og til sidst assimilerede den for sit område med hjælp fra en kollega. Modsat hvad man kunne forvente af ren OKR-undervisning, formuleres de individuelle mål først her på projektlederniveau. OKR er det styrende element i projektet. Udviklingen af ​​projekterne er igen defineret af OKR’erne i virksomhedens mål. Disse er planlagt meget langsigtet hos MANN+HUMMEL. I lighed med OKR Weeklies udledes ugentlige projektrapporter fra OKR’erne for at gøre det gennemskueligt, hvor der opstår mulige risici. ”Gennem den tilsvarende udledning af nøgleresultaterne og gennem den løbende gennemgang af målene kom der et helt andet træk ind i projekterne, og nu er det også muligt for alvor at få projekter til ende, fordi man har et helt andet fokus,” siger René . OKR’erne siger tydeligt, hvad der skal og ikke skal gøres, alle var der og delte ansvaret. Udvidelser har brug for nye OKR’er, ellers kommer evige projekter snigende.

René, der selv tidligere var IT-projektleder, ser nu sig selv som en blanding mellem “mentor og leder”, der skal holde alle ressourcer og initiativer samlet for CIO’en og VP-infrastrukturen. Det kræver meget overbevisning og kommunikation at få alle med ombord. Og selvfølgelig er ikke alt perfekt i transformationen fra en schwabisk mellemstor virksomhed til en global virksomhed, som René åbent indrømmer.

Succes kommer med gennemsigtighed og med kommunikation i projekter. Det er enormt vigtigt: Ingen greenwashing, ingen skjul, ingen forvirring, så aktuelle problemer i og uden for projektet bliver forstået og synliggjort. OKR er en vigtig byggesten for at skabe denne gennemsigtighed. Og gennemsigtighed fører helt sikkert til succes.

OKR synliggør succeser!

Som allerede nævnt er OKR’erne i Renés område defineret ud fra projekter, ikke ud fra teams, da de er tværfaglige og den respektive projektleder er i spidsen. Uden for IT bruges OKR’er endnu ikke alle steder, men derimod projektledelsesmetoder i vandfaldsprocessen. Men René er sikker på, at det kun bliver stærkere i takt med, at de nye projekter bliver mere og mere selvstændige.

Et stort projekt i det nye IT-program tager sig fx af den ”agile arbejdsplads”. Det handler om at lade alle medarbejdere arbejde hvor som helst og med forskellig hardware og software uden at negligere cybersikkerheden. Dette er særligt vigtigt for nye M&A, så opkøbte virksomheder kan integreres hurtigt og effektivt og kan agere hurtigt i koncernen. Et meget strategisk mål, der blev udledt af virksomhedens vision og opdelt i individuelle projekter ifølge OKR. Denne tilgang gør virksomheden ekstremt agil og bidrager direkte til den langsigtede vækststrategi.

Det er vigtigt løbende at måle og dokumentere fremskridt i projektet. Hos MANN+HUMMEL sker det ved hjælp af KPI’er, der er forankret i nøgleresultaterne. Meget vigtigt: succeser i projektet skal fejres! Succes må ikke tages for givet. Og succesen er således blevet verificerbar, fordi den tidligere var defineret i OKR’erne. Med de tilsvarende KPI’er og OKR’er kan du se præcist ugens handlinger og se, hvor der var afvigelser i den ene eller den anden retning. Denne indsats om ugen er det værd, for alle kan se, hvor de står i projektet, og et ugeblad er ikke bare en “formel ting”, men genererer også en reaktion.

Konklusion efter 2 år

OKR blev brugt i IT,

• at få mere struktur på projekterne og at skabe rammer, som medarbejderne kan bruge som orientering.
• at tage folk med og kontrollere kommunikationen
• at skabe en fast tro på, at succes er mulig
• at sætte fokus målrettet og gøre det gennemskueligt for alle interessenter.

Konklusion: Det går ikke uden en konsekvent rollemodel, hygge, gerne med lidt humor i møderne og en masse gennemsigtighed!