Onboarding-proces: praktisk guide til HR

Onboarding-processen er intet andet end en række handlinger planlagt af Human Resources-sektoren i en virksomhed for at integrere nye medarbejdere med kolleger og arbejdsmiljøet. Det er forskellige aktiviteter, der involverer alle sektorer i organisationen.

For at hjælpe dig med ikke at glemme noget, lad os tale mere om denne proces, dens hovedformål, fordele og hvilke trin du skal følge, så din virksomhed anvender integrationen korrekt og høster gode resultater.

Lad os gå sammen?

Hvad er medarbejder onboarding

Formålet med medarbejderonboarding er kun ét: at integrere den nye medarbejder i virksomheden. Men modsat hvad mange måske forestiller sig, går onboarding eller integrationsprocessen ud over den første uge af en ny medarbejder i virksomheden.

Integration starter faktisk med stillingsopslaget og varer indtil det øjeblik, hvor personen føler sig fuldt etableret i sin rolle, hvilket involverer hele ansættelsesflowet.

Nogle virksomheder forstår den bureaukratiske ansættelsesproces som onboarding, men registrering af dokumentation er blot en af ​​de opgaver, der skal udføres, når en ny medarbejder starter. At integrere betyder at søge at beholde talentet i længere tid!

Fordele ved onboarding-processen

At tage onboarding-processen seriøst er en del af virksomhedens kultur og anerkendes som en grundlæggende opgave fuld af fordele, som ikke kan ignoreres, fordi:

• Det efterlader medarbejderne bedre forberedt på virksomhedens rutine, uden at de bliver overrasket eller tabt på grund af manglende vejledning.
• Det giver forståelse for virksomhedens kultur, før den professionelle påbegynder opgaverne, idet han er fuldt bevidst om, hvad der forventes af ham.
• Det giver ekstra motivation for medarbejderen til at udføre sin rolle godt.
• Afstemmer forventninger mellem virksomhed og professionel.
• Det reducerer udskiftningen af ​​personer i stillinger, fordi alle føler sig sikre på den stilling, de besætter.
• Det skaber bedre integration mellem dem, der lige er startet og dem, der har været i virksomheden i nogen tid, opretholder et godt organisationsklima og undgår unødvendige rivaliseringer.

Men hvordan gør man det?

Medarbejder onboarding proces og trin

Hvis du spekulerer på, hvad du skal inkludere i en HR-onboarding, så fortvivl ikke, for det er det, denne guide er her for! Vi har listet fem trin for dig for at kunne integrere professionelle effektivt i virksomheden:

1. Send en animeret besked, der bekræfter ansættelsen

Skab forventninger og vis, hvor glad virksomheden er for at kunne regne med den professionelle fra nu af. Der er ikke noget mere kedeligt end at starte et nyt sted, og ingen præsenterer sig selv eller viser interesse for dig, ikke? Folk ønsker at føle sig elsket og velkommen og ikke kun inkluderet i en rutinemæssig arbejdsdagsorden.

Send en e-mail, et brev eller endda en WhatsApp-besked, som viser al spændingen ved at modtage den nye medarbejder fra ansættelsesdatoen, og endda med retningslinjer for, hvordan det vil være, og hvad han kan forvente af den dag.

Benyt enhver lejlighed, du har, til at opbygge forbindelser og opbygge et tæt, sandt og venligt forhold lige fra starten!

2. Forbered resten af ​​teamet til onboarding-aktiviteter

Apropos at præsentere dig selv, så er det rart at lade resten af ​​teamet vide, at den nye medarbejder kommer. Alle må have arbejdet et sted, hvor nogen spørger “hvem er de mennesker?” og svaret er ”det er de nye medarbejdere”, for nogle ved og andre ikke hvad det handler om.

De, der ikke ved, hvad der foregår, kan også føle sig fortabte, ikke være opmærksomme og ende med at behandle den nye professionelle med ligegyldighed.

Fortæl altid dit team om de ændringer, der kommer til at ske, og forberede lederne af sektorerne, især til at dedikere noget tid på dagen til at forklare, hvad hver enkelt gør, og hvordan virksomheden fungerer. Det er rigtig rart også at bringe ledere og ledere tæt på fra begyndelsen, så personen føler sig godt tilpas med et venligt lederskab.

3. Gør den første dag speciel

Husk alt, hvad den nye medarbejder skal bruge for at føle sig integreret, fra e-mail-adgangskoder til software, værktøjer og platforme, adgang til at komme ind på arbejdspladsen, badges, adgang til det elektroniske tilstedeværelseskontrolsystem, fordele, værdibeviser, endelig lav en liste med alle de nødvendige adgange og give vejledning om, hvordan disse ressourcer fungerer.

En god idé er at gøre dette til et velkomstsæt, som kan have trykt materiale, der fortæller mere om virksomhedens kultur og nogle gratis ting, såsom en t-shirt, krus eller kuglepen eller endda nyttige materialer til det daglige arbejde, som f.eks. en dagsorden, en notesbog og en flaske til opbevaring af vand – vis, at du bekymrer dig om de ankommendes sundhed og velvære.

At tage en rundtur i hele virksomheden, overveje hver sektor, begyndende med præsentationen af ​​hver leder her, er en fantastisk måde at gøre den første dag forklarende og modtagelig for medarbejderen.

4. Vil ikke have, at nybegynderen går ud og viser service

Det er ret almindeligt, at nogle ledere allerede ved ansættelse forventer, at medarbejderne bare går ud og arbejder febrilsk for at betale deres løn. Derfor er det for nogle utænkeligt at bruge en hel uge uden at arbejde direkte, men bare være integreret. Nå, væn dig til denne idé, for det er nødvendigt at give det tid!

Udover ikke at lade service den første dag, anbefaler vi, at den første uge og den første måned er lettere, så personen kan tilpasse sig miljøet. Så meget som den første dag er meget forklarende og modtagelig, vil tvivlen blive ved med at opstå et stykke tid, og kun i dagligdagen vil den professionelle kunne tilpasse sig.

Så dæk ikke hårdt arbejde med det samme. Sørg for, at personen føler sig fuldstændig integreret, før du gør dette. Hvis hun virkelig har det godt i din virksomhed, vil hun snart kun tænke på at betale tilbage med en masse godt udført arbejde!

5. Vær opmærksom på feedback fra begyndere

Bare fordi nogen integrerer, betyder det ikke, at de ikke har noget at sige om, hvordan tingene fungerer i virksomheden. Især dem, der kommer fra udlandet, har altid meget at skulle have sagt, netop fordi de ikke er vant til arbejdsrutinen og formår at have et eksternt syn på, hvordan processer foregår, og hvordan virksomheden er struktureret.

Så lyt til feedback, absorber og brug, hvad nytilkomne har at sige i din dag til dag. Herunder kan og bør du bede om deres feedback på det, der præsenteres, foruden altid at stille dig til rådighed for spørgsmål. Nogle procedurer kan endda virke klar, selvom det faktisk kan være ret forvirrende, og dette vil først blive bemærket nu af en person, der ikke har denne aktivitet som en vane.

Afhængig af virksomhedens kultur og præstationer kan og bør du naturligvis tilpasse dit integrationsprogram for at opnå endnu bedre resultater. Bare sørg for at udføre disse grundlæggende opgaver, og sørg for, at enhver onboarding, du gør, har alt for at blive en succes!

I øvrigt har du måske bemærket, at en onboarding-proces involverer at flytte og forberede hele virksomheden til at ske, ikke? Af denne grund anbefales det at lade ansættelsen stå i samme periode, så hele virksomheden ikke skal stoppe for en ny fagmand på forskellige datoer i samme måned, f.eks.

Opret en ansættelseskalender, og prøv at gruppere integrationer samme dag, månedligt, kvartalsvis eller halvårligt. Endnu mere interessant er det, at den nye professionelle ikke er den eneste nytilkomne, udover at flere bliver integreret gør resten af ​​virksomheden mere motiveret til at tage imod dem, der kommer med større fokus den dag.

Fordele ved digital onboarding

Digital onboarding af medarbejdere giver mange fordele, både for dem, der arbejder ansigt til ansigt og fjernt. Især da vi lever i en ny æra, hvor mange virksomheder arbejder på afstand, er det et stort behov for at tænke på ansættelses-, modtagelses- og integrationsprocessen online.

Men det er nødvendigt at udføre denne digitale integration uden at miste kvaliteten af ​​alle ovennævnte trin, begyndende med at modtage al den nødvendige dokumentation for at gennemføre en digital optagelse, tænke på at underskrive kontrakten online, sende det nødvendige udstyr, så medarbejderen fuldt ud udføre dit arbejde, adgange mv.

Det er også meget vigtigt at udpege en fagperson, som vil være personens reference til at bede om hjælp i de første måneder, som altid er tilgængelig.

Fordi det ikke er i ansigt-til-ansigt tilstand, skal der skabes mekanismer for at få personen til at føle sig velkommen. Velkomstsættet og alle de nødvendige retningslinjer er stadig gyldige. Planlæg videoopkald til at udføre alle præsentationer og interaktioner med teamet, da forpligtelsen til onboarding ikke bør ændre sig, bare fordi arbejdet er fjernt.

En stor hjælp til denne proces er at have en online onboarding platform, der er i stand til at tage sig af den bureaukratiske del for dig.

Selv dem, der arbejder personligt, skal nemt kunne sende dokumenter, generere en digital kontrakt og have alt gemt i skyen uden ophobning af kopier og papirarbejde. Alt dette sparer en masse tid til at være opmærksom på folk!

På denne måde kan du samle alle de værktøjer og fagfolk, du skal bruge for at gøre dine onboarding-processer effektive, fastholde talenter og opbygge et stærkt arbejdsmiljø, hvor folk føler, de er velkomne og værdsat!