Passiv Indkomst Blog 2023
En forretningsrejse er som regel noget særligt – især i dag er det en kærkommen forandring efter de seneste måneders og års mange virtuelle møder. Vi forfølger et bestemt mål på hver forretningsrejse, hvorfor en forretningsrejse skal planlægges godt. I denne artikel afslører vi hvilke rejseudgifter der kan trækkes fra i skat og hvordan.
Definition af forretningsrejsen og hvad der tæller
Men hvornår betragtes en rejse som en forretningsrejse? Forudsætningen for en forretningsrejse er en faglig grund. Foretages en rejse, der ikke fører hverken til hjemmet eller til det almindelige arbejdssted, anses det for en sådan tjenesterejse. Det er lige meget, om det varer en uge eller blot et par minutter. En tur på elektronikmarkedet for at købe udstyr til kontoret betragtes også som en forretningsrejse. Afhængig af rejsens omfang kan forskellige rejseudgifter dog trækkes fra eller ej.
Rejseudgifterne består af forskellige poster:
- Rejse- og rejseudgifter
- ekstra madudgifter
- overnatningsudgifter
- rejseudgifter
De forskellige positioner refererer til de forskellige aspekter af en forretningsrejse – fra rejsen til selve destinationen til catering på stedet og overnatninger.
Fradrag forretningsrejser til skattemæssige formål: lejebil
En stor del af rejseomkostningerne er rejseomkostningerne og de dertil hørende rejseomkostninger. I sidste ende inkluderer dette alle omkostninger forbundet med at komme til destinationen og tilbage til det første arbejds- eller hjemsted. Det kan være en rejse i firmabil, en lejebil, taxa, bus eller tog – men fly kan også være fradragsberettigede for en forretningsrejse.
fratrække rejseudgifter
Hvor der er fakturaer – såsom for en flyrejse, en taxatur eller en lejebil – skal disse opbevares, og omkostningerne skal fremgå af selvangivelsen. Ved kørsel i firmabilen kan medarbejderen hente brændstofkvitteringerne, samt kvitteringer for eksempelvis rengøring eller finansiere dem direkte gennem virksomheden takket være forskellige muligheder.
Gør udgifter mere effektive:
Mere frihed til dit team
Situationen er anderledes, hvis forretningsrejsen påbegyndes i et privat køretøj. I dette tilfælde er der forskellige muligheder for at fakturere rejseudgifterne: På den ene side er der kilometergodtgørelsen. Hver arbejdsrelateret kilometer skal noteres i en logbog og godtgøres med en fast takst på 30 øre for bil – der kan trækkes faste takster på 20 øre per kilometer i afgiften for motorcykler, knallerter og lignende. Et alternativ til kilometergodtgørelsen er kilometersatsen.
Kilometertakst som alternativ til kilometertakst
Ved anvendelse af kilometertaksten opkræver medarbejderen alle udgifter og kvitteringer, der er afholdt i forbindelse med brugen af sit køretøj over et år. Han dividerer derefter disse omkostninger med antallet af kørte kilometer på arbejde. Jo højere kvaliteten af bilen og jo højere de tilsvarende omkostninger, jo mere fornuftigt er det at bruge kilometertaksten. Her kan udover brændstof også medregnes omkostninger til forsikring, afgifter, leje af parkeringspladser, reparationer eller rengøring.
Fradragsberettigede udgifter til forretningsrejser
Rejseudgifterne til en forretningsrejse er én ting. Den anden er catering på stedet. Snacks, gå på restauranter eller roomservice: De, der er ude og går, kan ofte ikke lave mad selv og skal finde andre måltider. Udgifterne hertil er opsummeret som ekstra måltidsudgifter og kan være fradragsberettigede under de rette betingelser.
På den ene side skal det selvfølgelig være en forretningsrejse. Til gengæld skal denne have en varighed på minimum otte timer, så der kan trækkes ekstra madudgifter. Men: Der tages ikke højde for de reelle omkostninger, men kun såkaldte faste takster, som afhænger af destinationen og turens varighed.
I Tyskland gælder et engangsbeløb på 14 euro for en rejse på mere end otte men mindre end 24 timer. For en flerdages tur gælder et beløb på 28 euro for hver hel dag og 14 euro for ankomst- og afrejsedagene. Dog nedsættes engangsbeløbene, hvis fx morgenmad er inkluderet i overnatningsudgifterne. Især på hoteller bestilles morgenmad ofte som ekstra. Hvis dette er tilfældet, og morgenmaden trækkes i opholdsudgifterne, nedsættes engangsbeløbet for den respektive dag med 20 procent.
Fratrukket en forretningsrejse: i ind- og udland
Mens de samme engangsbeløb nævnt ovenfor gælder i hele Tyskland, er de internationalt forskellige ikke kun fra land til land, men også fra by til by – tilpasset leveomkostningerne på det respektive sted. Hvis du sandsynligvis skal betale mere for dit måltid i en London-restaurant, vil du modtage et tilsvarende større engangsbeløb. Det samme gælder for hoteller.
Derfor er der ikke her et ensartet engangsbeløb, men individuelle for hvert land og ofte for forskellige byer. Ud over de forskellige beløb er det uden betydning for skatten eller for godtgørelsen fra arbejdsgiveren, om tjenesterejsen var i Tyskland eller i udlandet.
Arbejdsgiver: Hvornår sker overtagelsen af omkostninger?
Der er som udgangspunkt ingen pligt for arbejdsgivere til at dække udgifterne til en tjenesterejse for deres ansatte. Hvordan virksomheder går videre, bestemmer de individuelt. For at være på den sikre side som medarbejder bør emnet om overtagelse af omkostninger behandles inden påbegyndelsen af den første forretningsrejse. Mange arbejdsgivere dækker nu gerne hele udgifterne til en forretningsrejse. På den ene side kan de trække dem fra i deres skat, på den anden side øger de deres medarbejderes tilfredshed.
Andre virksomheder tilbyder derimod at dække en del af udgifterne til en forretningsrejse eller at betale et engangsbeløb for eksempelvis overnatninger. Hvis medarbejderne overnatter billigere, kan de endda bruge det til at hæve deres løn skattefrit. Hvis overnatningen er dyrere, dækker arbejdsgiveren mindst en del af udgiften. Arbejdsgiverne er dog ikke forpligtet til at påtage sig omkostningerne.
Hvis de nægter at gøre det, skal medarbejderen selv afholde udgifterne til tjenesterejsen. I dette tilfælde har han dog mulighed for at fradrage udgifterne i skat ved at indsende dem som indkomstrelaterede udgifter i selvangivelsen. På den måde får han i hvert fald en lille del af sine omkostninger tilbage. Ideelt set er man dog enig i, at arbejdsgiveren påtager sig omkostningerne.
Moss: Organiser rejseudgifter digitalt
Et specifikt mål forfølges normalt på forretningsrejser – såsom at vinde en ny kunde. For at medarbejderen udelukkende kan fokusere på dette mål og ikke skal tænke på sine udgifter, er det tilrådeligt, at arbejdsgiveren afholder omkostningerne. Ideelt set kan han give medarbejderen et firmakreditkort, ved hjælp af hvilket han ikke skal bruge noget som helst, men bruger arbejdsgiverens budget direkte. Dette eliminerer behovet for tidskrævende udgiftsrapporter efter forretningsrejsen.
Samtidig har arbejdsgiveren til enhver tid styr på omkostningerne, da han selv kan bestemme kreditten på kortet og se, hvad medarbejderen bruger. Via DATEV-grænsefladen kan udgifterne til Moss-virksomhedens kreditkort straks føres ind i regnskabsafdelingen og dermed forenkle selvangivelsen.
Medarbejderen kan fotografere de tilhørende fakturakvitteringer direkte med Moss-appen og henføre dem til de respektive omkostninger. Styringen af medarbejderudgifter er nemmere end nogensinde – og målet for forretningsrejsen er fast i sigte igen.
Ofte stillede spørgsmål
Rejser, der har en faglig baggrund og hverken fører til første arbejdsplads eller hjem, kan fratrækkes i skatten. Det kan være en kort tur i elektronikbutikken, hvor rejseudgifterne kan trækkes fra, men også en længere udlandsrejse, hvor der er merudgifter til forplejning, opholdsudgifter og andet.
Yderligere måltidsudgifter kan kræves på forretningsrejser, der varer mindst otte timer. Den kan ikke fratrækkes af medarbejderen, hvis arbejdsgiveren allerede har betalt omkostningerne eller vil betale dem i fremtiden.
Arbejdsgiveren er generelt ikke forpligtet til at dække udgifterne til tjenesterejser. Hvilke omkostninger han afholder, og hvilke medarbejderen skal drøftes forud for en forretningsrejse og helst noteres skriftligt. Det er den eneste måde, medarbejderen kan sikre sig, at han senere får refunderet de omkostninger, han har haft. Som udgangspunkt dækker arbejdsgiverne dog rejseudgifterne – eller i hvert fald en stor del. Det er vigtigt for medarbejderen at kunne bevise omkostningerne, fx i form af fakturaer.
På forretningsrejser tæller ikke kun selve det aktive arbejde som arbejdstid. Rejsetid tæller også med som arbejdstid. Dette gælder dog kun for forretningsrejser, ikke for eksempel den daglige rejse til og fra kontoret.
Ja. Moss tilbyder ubegrænset virtuelle og fysiske kreditkort til hver medarbejder. Kortene udstedes med navn og er klar til brug med det samme. Eksisterende kort kan til enhver tid overføres til andre medarbejdere eller spærres.
En forretningsrejse består af forskellige omkostninger: rejseudgifter og dermed forbundne rejseudgifter, ekstra opholdsudgifter, ophold og tilhørende rejseudgifter. En forretningsrejse er enhver rejse, der er professionel, leder væk fra det første arbejdssted og ikke er vejen til arbejde. Merudgiften til måltider spiller dog kun ind, hvis rejsen varer mindst otte timer.
Rejseudgifter til udlandsrejser faktureres som udgangspunkt på samme måde som indenrigsrejser. Kun: Engangsbeløbene for ekstra måltider og overnatninger er forskellige. Der gælder forskellige beløb for hvert land og ofte endda for enkelte byer i disse lande, hvilket skal tages i betragtning ved beregning af forretningsrejsen – baseret på de respektive lokale leveomkostninger.
Seneste artikler af Maximilian Gampl
