trin for trin, så du ikke laver fejl!

Stadierne i en virksomheds optagelsesproces omfatter rekruttering, udvælgelse, godkendelse af forslaget, indsamling af dokumentation og medarbejderregistrering og afsluttes med integrationsprocessen (også kaldet onboarding), som udføres af HR-teamet.

Hele denne proces skal planlægges godt og udføres med en masse organisering, fordi det har en direkte indflydelse på ansættelse af folk, der passer bedre til hver enkelt stilling og organisationskulturen og kan repræsentere større fastholdelse af talenter og dermed færre udgifter til ansættelser. og afskedigelser, udover at sætte dig foran andre virksomheder i samme område.

Vil du optage samarbejdspartnere ordentligt? Find ud af, hvad reglerne er defineret af Consolidation of Labor Laws (CLT), og bliv opmærksom på rettighederne og pligterne for både entreprenører og entreprenører.

Virksomheder, der ikke følger reglerne for ansættelsesflow, kan få bøder eller få juridiske problemer, og medarbejdere, der ikke opfylder deres pligter under optagelsesprocessen, kan blive elimineret fra udvælgelsesprocessen eller få deres ansættelse annulleret. Se flere detaljer i teksten nedenfor.

Hvordan fungerer optagelsesprocessen?

Optagelsesprocessen i en virksomhed begynder med at åbne ledige stillinger for nyansættelser. Disse ledige stillinger annonceres af Human Resources-sektoren eller virksomhedens personaleafdeling online og offline, helst i kanaler, der tillader størst mulig mangfoldighed blandt kandidater.

Når de finder ud af den ledige stilling, sender kandidaterne deres CV til organisationen, og hvert dokument bliver evalueret og filtreret af folk, der udelukkende er dedikeret til intern, ekstern eller blandet rekruttering af dem, der er mest “relateret” til den ledige stilling.

Efter at have tiltrukket kvalificerede kandidater, begynder udvælgelsesprocessen for at vælge nye medarbejdere. Det efterfølges af optagelsesprocessen, som involverer flere trin, som vi vil tale om i det næste emne.

I slutningen af ​​alt dette vil virksomheden få valgt sine nye medarbejdere og vil sende et forslag til dem alle, og det er derfra, at ansættelsesprocedurerne starter, der involverer indsendelse af dokumenter, optagelseseksamen, onboarding og integrationstræning.

6 faser af medarbejderansættelsesprocessen

Trin-for-trin optagelsesprocessen involverer mindst seks forskellige trin:

1. Rekruttering.
2. Udvælgelse.
3. Godkendelse og forslag.
4. Dokumentation og registrering.
5. Tilstrækkelighed eller forberedelse af infrastruktur.
6. Modtagelse, integration og træning.

Kend hvert af trinene i detaljer for ikke at lave en fejl.

1. Rekruttering

Det indebærer at åbne ledige stillinger, definere ansættelseskriterier for hver enkelt af dem og offentliggøre dem gennem annoncer, der indeholder:

• alle vigtige joboplysninger;
• detaljer om de udvalgtes præstationer og om deres rolle i virksomhedens daglige liv;
• nødvendige færdigheder;
• helst periodearbejde, lønspænd og goder – mange virksomheder vælger ikke at videregive disse oplysninger i stillingsopslaget, men det kan repræsentere gennemsigtighed fra virksomhedens side og være med til at tiltrække folk, der virkelig er interesserede.

Kandidater, der er interesserede i ledige stillinger, sender deres CV til virksomheden og gennemgår efterfølgende udvælgelsesprocessen, som er forskellig fra rekruttering.

2. Udvælgelse

Det er det øjeblik, hvor HR modtager CV’erne for alle kandidaterne og screener dem, der er bedst egnede til de ledige stillinger.

I samme øjeblik informerer HR dem, der ikke har bestået udvælgelsen, at de vil få nye muligheder i fremtiden, men de passer ikke til det, virksomheden søger i øjeblikket, og tager en indledende kontakt til de godkendte i denne filtrering. Udover den indledende kontakt er den også ansvarlig for:

• invitation til samtaler og færdighedsprøver;
• gennemførelse af jobsamtaler og tests; det er
• udvælgelse af dem, der skiller sig ud i interviews og tests og dermed dem, der er bedst i stand til at besætte hver enkelt stilling.

Hvem er ansvarlige for udvælgelsen?

HR-professionelle skal være i stand til at overvåge hvert trin i optagelsesprocessen og dedikere sig næsten udelukkende til dem og sikre, at processen er etisk, organiseret og gennemsigtig.

En psykolog kan være involveret i processen, og når dette sker, deltager de i samtalerne med hver kandidat, og overvejer primært at analysere deres adfærdsprofil. Tilstedeværelsen af ​​en psykolog i udvælgelsen er en anden garanti for, at fagfolk er på linje med målene og formålene med jobbet og virksomheden som helhed.

Endelig udvælges de fremragende kandidater af et team bestående af HR, en psykolog og ledere fra hvert område og/eller organisationen og godkendes til de pågældende ledige stillinger. Efter denne fase modtager kandidater, der har nået dette stadie, deres jobtilbud.

3. Godkendelse og forslag

På dette tidspunkt vil HR, ledere og udvalgte kandidater tale om løn, goder og arbejdstider og afstemme alle deres forventninger, før de underskriver en kontrakt, og undgå enhver tvivl om ansvar og tilskrivelse for alle involverede i ansættelsesprocessen.

Alt er okay? Næste trin: optagelseskontrakt, dokumentation og registrering!

4. Dokumentation og registrering

Nu vil virksomheden bede de nyansatte fagfolk eller den nyansatte professionelle om alle de dokumenter, der skal til for at registrere dem i overensstemmelse med CLT, så de kan begynde at betale deres ydelser og bede dem om at tage optagelseseksamen.

Hvilke dokumenter skal indsendes af medarbejderen

De nødvendige dokumenter for at registrere en ny medarbejder med en formel kontrakt er:

• Beskæftigelses- og socialsikringskort;
• Identitetskort og CPF (kopi);
• Vælger-id (kopi);
• PIS/Pasep nummer;
• professionelt registreringsnummer (hvis nogen);
• vielsesattest (evt. kopi);
• børns fødselsattest (hvis de er under 14 år eller ældre med en eller anden form for handicap);
• vaccinationskort (til børn under 6 år);
• erklæring om skolegang (for børn over 7 år); det er
• reservistbevis eller udskrivning fra militærtjeneste (for mænd).

Andre dokumenter kan anmodes af virksomheden fra nye medarbejdere i overensstemmelse med den ledige stilling, der skal besættes, med dens virksomhedspolitikker eller med kravene fra dem, der er ansvarlige for at overføre ydelser og gennemføre optagelseseksamen, men disse ekstra dokumenter er ikke nødvendige for at udfylde ansøgningen. arbejdsbog.

Det er vigtigt, at den nye medarbejder har en frist til at indsamle og sende eller levere alle de ønskede dokumenter, og når alle papirer er modtaget, er det op til virksomheden at registrere dataene korrekt. Forstå næste.

Sådan registrerer du nyansættelser

Den HR-medarbejder, der ledsager processen med udvælgelse og optagelse af nye medarbejdere, vil være ansvarlig for i løbet af højst 5 arbejdsdage at registrere de nødvendige oplysninger i arbejdskortet for hver enkelt, hvad enten det er i dets traditionelle format eller i det digitale arbejde.

Derudover skal du sende kopier af dokumentationen til både den føderale regering og Caixa Econômica Federal.

Tjek andre HR-funktioner ved registrering af nyansættelser:

• Udfyld alle de papirer, der er relateret til de fordele, der vil blive givet til arbejderen, såsom sygesikring, transportkuponer og madkuponer.
• Tjek ansættelseskontrakten for at se, om den indeholder en stilling, grundlønsbeløb, arbejdstid (kontortid), optagelsesdato og andre grundlæggende data.
• Registrer, i eSocial, det ansættelsesforhold, der oprettes.
• Vejledning på punktposten.

Endelig er tiden kommet til at tilpasse eller forberede kontorets eller hjemmekontorets infrastruktur til ankomsten af ​​nye medarbejdere.

5. Tilstrækkelighed eller forberedelse af infrastruktur

Ved tilstrækkelighed og klargøring af infrastruktur, forstå blandt andet at levere kontormaterialer og papirvarer til alle medarbejdere, oprette en virksomheds-e-mail og installere platforme og værktøjer, der bruges på pc’en i hverdagen.

For medarbejdere, der skal på fjernarbejde, er det også nødvendigt at tilbyde udstyr og værktøjer, der gør det muligt for dem uden vanskeligheder at opfylde kravene i den ledige stilling, og for dem, der skal arbejde i virksomhedens fysiske rum, er det nødvendigt at give komfortable borde og stole med Tilstrækkelig størrelse for at sikre ergonomi i arbejdsmiljøet.

Med infrastrukturen på plads, er det tid til at byde velkommen og integrere nytilkomne.

6. Modtagelse, integration og træning

Du ved det allerede, ikke? Modtagelse og integration indebærer at introducere den nye medarbejder til sit team og til kontorfaciliteterne, når han arbejder personligt, især for de personer, som denne medarbejder vil være tættere sammen med under arbejdet, og for den struktur, han vil bruge fra første øjeblik, som f.eks. et spisekammer eller køkken og toiletter.

De involverer også klar kommunikation om, hvad virksomhedens regler, politikker og kultur er, og hvilke adfærdsstandarder denne nytilkomne skal overholde fra dag ét.

Træning og onboarding kan starte umiddelbart eller efter, at der er udarbejdet en handlingsplan for de første arbejdsdage. På den ene eller anden måde er det vigtigt, at det anvendes af en betroet person, som har evnerne til at lede og undervise. Når alt kommer til alt, med tålmodighed og omsorg tilføjet viden, kan alt justeres.

Hvad skal man ikke gøre i en optagelsesproces?

Hvis du er nået så langt, ved du allerede, hvad du skal gøre for at få en upåklagelig optagelsesproces. I hvert fald fandt vi det interessant også at fortælle dig, hvad du ikke skal gøre! Lad os gå:

• ansættelse kun på grund af tekniske færdigheder og ignorering af sociale og følelsesmæssige færdigheder (bløde færdigheder);
• ikke præcist og korrekt definere profilen af ​​fagfolk, der søges for hver ledig stilling;
• ignorere den generelle databeskyttelseslov (LGPD) ved lagring af kandidat- og nyansættelsesdata;
• ikke at give medarbejderen en chance for at lære og derfor ikke tilbyde ham en periode med træning og tilpasning; det er
• glem at give feedback – både til dem, der ikke bestod processen, og til dem, der starter, og endda til hele gruppen af ​​samarbejdspartnere fra tid til anden. Dette er meget værdifuldt for at afstemme forventninger og for et forhold med maksimal gennemsigtighed.

Vil du udvælge og ansætte samarbejdspartnere uden at være bange for at begå fejl?

Tipset til at få 100 % korrekte optegnelser, holde organisationen fra start til slut af optagelsesprocessen, samle alle de nødvendige dokumenter til ansættelse og frem for alt holde virksomheden i overensstemmelse med arbejdslovgivningen er: brug et digitalt optagelsessystem .

Når det leveres af en certificeret virksomhed som Coalize, kan dette system hjælpe med:

1. afskaffelse af bureaukrati ved optagelse;
2. online afsendelse og modtagelse af dokumenter;
3. oprettelse af tilpassede kontrakter;
4. online lagring af, hvad der tidligere ville være gemt i mapper og skuffer; det er
5. organisering af dokumenter i overensstemmelse med LGPD.

Det digitale optagelsessystem og andre specifikke teknologier til ansættelse og afskedigelse af medarbejdere er også med til at reducere den samlede tid af processerne og tillader HR at blive rettet mod andre aktiviteter.

Hvor lang tid tager optagelsesprocessen?

I nogle tilfælde tager optagelsesprocessen en uge eller to, men nogle gange kan det tage en måned eller endda længere, fordi der er mange dokumenter at samle og mange optegnelser at lave.

Ved brug af et digitalt system, udover at have minimal risiko for fejl, foregår processen hurtigt og sikkert, og kan gennemføres i løbet af få dage.

Vent ikke længere med at søge denne facilitet til din virksomhed og held og lykke med dine næste ansættelser!