Virtuel holdøvelse – Del 4: Beslutningstagning

Virtual Team Øvelse 4: Beslutningstagning

Gør virtuelt teamwork effektivt? Hvordan kan vi træffe hurtige beslutninger på trods af virtuelt samarbejde og involvere alle uden at sidde i videoopkald fra morgen til aften? Spørgsmål, der har nået os fra alle sider, og som vi præsenterer mulige svar på i denne artikel.

På grund af den stærke udbredelse af corona-virussen måtte adskillige virksomheder sende deres medarbejdere på arbejde hjemmefra. De første tre uger er nu gået, og mange har med succes “set op” på hjemmekontoret. Det er dog forudsigeligt, at denne situation vil fortsætte med at følge os et stykke tid – og derfor er det så meget desto vigtigere at sikre, at virksomheder og teams forbliver effektive og handlekraftige. Af denne grund dedikerer vi os i fjerde del af vores serie “Motivation og samhørighed i usikre tider” til aspektet “beslutningstagning” og bruger kompetencefeltet “Metoder og færdigheder” fra vores 5-feltsmodel. Sidst i artiklen er der som sædvanlig en trin-for-trin guide til at implementere en ny måde at træffe beslutninger på selv.

Hvorfor vi har brug for nye måder at træffe beslutninger på

At træffe beslutninger i distribuerede teams kræver nye måder at træffe beslutninger på. Den tidligere ledelseskonsulent Frédéric Laloux betragtes nu som en pioner for New Work-bevægelsen og ekspert i organisationsudvikling. Hans bog Reinventing Organisations anses af mange for at være årtiets mest indflydelsesrige ledelsesbog.

Frédéric Laloux beskriver, hvordan virksomheder udvikler sig med stormskridt i evolutionære stadier af organisationsstrukturen. På grund af den aktuelle udvikling er vi nu ved en ny tærskel, hvor vi har brug for ny ledelsespraksis og organisationsstrukturer. Kun hvis vi fortsætter med at udvikle os selv og organisationerne, er vi i stand til at mestre de stadig nye udfordringer, der opstår (yderligere tanker om emnet “tilpasning” kan findes i artiklen Virtual Team Exercise – Del 3) og at lede holistisk, selvstændig -organiserende og meningsfulde driftsselskaber.

Der er ikke denne ene person eller enhed, der kan bestemme alt på den bedst mulige måde. For problemer og spørgsmål, der bliver mere og mere komplekse, er der i dag brug for en ny måde at finde ideer og løsninger på.

Da ikke kun organisationer som helhed, men også teams kan udvikle sig trin for trin, har vi taget højde for Frédéric Laloux’ evolutionære ideer i vores Berg & Macher®-modeller og overført til teamwork.

Udviklingen af ​​beslutningstagning

Den videre udvikling af organisationer kræver også nye måder at træffe beslutninger på i teamet eller i virksomheden. Der findes allerede i dag mange forskellige former for beslutningstagning, og disse kan opdeles i fire kategorier i henhold til den evolutionære udvikling:

1. “Man bestemmer”: Dette er sandsynligvis den ældste form for beslutningstagning, der har overlevet i meget lang tid i autokratiske systemer. Men på grund af kompleksiteten og det store antal beslutninger, som organisationer står over for i dag, er virksomhederne næppe i stand til at arbejde med denne form for beslutningstagning. Derudover har medarbejderne vist sig at være mindre motiverede, når de arbejder i et “autokratisk system”.
2. “Flertallet bestemmer”: Denne meget udbredte beslutningsproces – også bedre kendt som demokrati – kan findes i mange områder af erhvervslivet, politik og samfund i dag.
3. “Alle skal være enige”: Under begrebet “konsensus” har denne form for beslutningstagning udviklet sig især i yngre virksomhedskulturer. Disse er formet af en familieforståelse af værdier og omtales af Laloux som “grønne organisationer”. Fordelen ved denne variant er indlysende: Beslutninger træffes kun, hvis alle er enige – derfor støttes de af alle involverede. Ulempen er dog det meget høje tidsbehov og nogle gange meget lange diskussioner for at nå til enighed i teamet eller i virksomheden.
4. “Det bedste argument afgør”: Som et alternativ til konsensus, “konsensust“formet. Dette er en integrerende beslutningsproces, hvor forslag videreudvikles gennem fremsættelse af indsigelser og derefter accepteres, når der ikke er mere alvorlige (berettigede) indsigelser. Som følge heraf deltager de, der er berørt af beslutningen, eller som kan yde et værdifuldt bidrag. Samtidig er der en hurtigere beslutning, da der ikke må være modstand (i stedet for at alle er enige).

Vi gør også opmærksom på, at ikke alle beslutninger altid skal træffes i samtykkeprocessen. Selv i dag er der situationer, hvor de alternative former er nyttige og meningsfulde. Det er derfor vigtigt at kende disse og at kunne bruge dem bedst muligt.

For det foreliggende emne – hvordan vi kan træffe beslutninger hurtigt og effektivt i virtuelle teams – anser vi konsensusbeslutningsprocessen for at være ganske passende og præsenterer derfor måder at implementere på i det følgende for at understøtte dit virtuelle teamwork. Samtykkesprocessen repræsenterer også en generel teamkompetence og kan bruges af dig, når du vender tilbage til kontoret til integrerende beslutningstagning

Virtuel teamøvelse til beslutningstagning

Da samtykkeprocessen stadig er en relativt ung form for beslutningstagning, vil vi gerne gribe den an i vores teamøvelse ved hjælp af en forenklet form. På dette tidspunkt er det vigtigt at nævne, at to faktorer skal overvejes for at bruge en ny form for beslutningstagning:

1. Teamet skal gøre sig klart, hvornår og til hvilke beslutninger proceduren vil blive brugt. Dette forhold kunne for eksempel afklares som led i en workshop om samarbejdsstandarden. Teamkompetencefeltet “Struktur & Klarhed” serveres derefter.
2. Hvert teammedlem skal kende processen, hvordan den fungerer, og du skal kunne bruge den som et team. Så det handler om at lære en ny færdighed og anvende den i et team. Sådan opbygges en ny teamkompetence og vi bruger metoder og kompetencer fra kompetenceområdet

I den virtuelle teamøvelse til beslutningstagning dedikerer vi os til at lære metoden og går ind i en forenklet form for samtykke: modstandsforespørgslen. På denne måde kan beslutninger træffes meget hurtigt og effektivt. Normalt er der i en “fuldstændig” samtykkeproces den allerede nævnte fase, hvor indsigelser mod et forslag rejses og integreres. Dette kræver dog en erfaren mådehold i teamet. Hvis samtykket er nyt for dig, men du gerne vil prøve det, bedes du kontakte os for en workshop.

I tilfælde af modstandsforespørgsel er det i øjeblikket vigtigt at udtrykke en lille modstand mod et forslag, hvis to kriterier er opfyldt for det:

1. Godt nok for nu
2. Spar nok til at prøve

Tiden efter afgørelsen vil vise, om og hvor der skal foretages justeringer, og afgørelsen kan stadig justeres. I en flygtig og kompleks verden, som også beskrevet af VUCA akronymet, er vi nødt til at lære at give slip på ideen om at kunne træffe alle beslutninger 100% rigtige første gang. I de fleste tilfælde er ikke alle nødvendige oplysninger tilgængelige på det tidspunkt, beslutningen træffes. Af denne grund kan man nærme sig en beslutning med ovennævnte kriterier og tilpasse og forbedre den med et agilt mindset i det videre forløb.

Gennemførelse af holdøvelsen

I denne holdøvelse vil vi gerne introducere jer som hold for modstandsforespørgslen som en forenklet form for samtykke. Denne øvelse er derfor noget anderledes end de tidligere artikler i denne serie, da det i mindre grad handler om at udvikle specifikt indhold i et team (såsom øvelsen om motivation). Det handler derimod om at lære konkrete metodiske færdigheder i et team ud fra et eksempel, som så kan anvendes i mange forskellige situationer. Grundlæggende kan denne øvelse bruges til enhver kommende beslutning i teamet. Vi anbefaler dog, at du først lærer metodikken på en enkel måde, så alle er fortrolige med den, før du tager større, eventuelt mere følelsesladede beslutninger med den.

1. Forberedelse: I den første artikel i denne serie finder du en generel forberedelse til vores øvelser (til artiklen). Denne specifikke øvelse tager 30 minutter sammen, og alt hvad du behøver er et videokonferenceværktøj, så alle kan se hinanden. Derudover er det nyttigt, hvis en moderator har et forberedt bord foran sig til at logge resultaterne (se punkt 3). Ideelt set kan denne tabel ses digitalt af alle (f.eks. ved at dele skærmen eller redigere dokumenter sammen). Værktøjer som Google Docs eller Office 365 kan være nyttige til dette, eller en digital tavle (f.eks. vægmaleri).
2. Start (5 min): I begyndelsen af ​​øvelsen afklarer vi sammen målet med den virtuelle workshop: Til en kommende beslutning bør det bedst egnede forslag til teamet udvælges. I begyndelsen af ​​den korte virtuelle workshop skal du afklare, hvad beslutningen går ud på. Du kan bruge denne øvelse til hver beslutning, du skal træffe. I denne artikel vælger vi som eksempel Valg til den kommende virtuelle holdbegivenhed.
3. Saml forslag (10 min): Saml forslagene til beslutningen som et team. Moderatoren indtaster hvert forslag i en kolonne i den øverste række af tabellen. Navnene på teammedlemmerne går ned ad linjerne. Som et team kan du også tilføje “nul-løsningen”: Du kan bruge denne til at finde ud af, om det ville være i orden, at teamet ikke vælger nogen af ​​forslagene (i vores eksempel vil dette spørge, om teamet hellere ikke vil har en virtuel holdbegivenhed end at vælge et af ovenstående forslag). For vores eksempel ville tabellen se sådan ud:
4. Forespørgselsmodstande (5 min): Når alle forslagene er klare for alle i teamet, kan hvert teammedlem angive deres modstand mellem 1 og 5 til hvert forslag. 1’eren står for en meget lav modstand (= svarer til godkendelse) og 5’eren for en ekstrem stærk modstand. Det er hurtigst, hvis hvert holdmedlem holder en hånd med det passende antal fingre i kameraet, og moderatoren overfører pointene til bordet. Når man redigerer et dokument sammen, kan hvert teammedlem også selv gå ind i modstanden.
5. beslutning (5 min): Nu kan summen dannes for hver kolonne, og forslaget med den laveste sum har den laveste modstand – og derfor falder beslutningen på denne. I vores eksempel vil teamet tage stilling til “Mandagsmaler”-aktiviteten via skribbl.io (og du kan også se, at nulløsningen har den største modstand – dvs. teamet vil bestemt implementere et af de tre forslag, før det ikke blev implementeret. ):
6. Afslutning (5 min): Tillykke – du har taget din første fælles beslutning med modstandsforespørgslen. Da hvert teammedlem nu kender denne metode, kan du bruge denne procedure til yderligere beslutninger fra nu af.

På dette tidspunkt er tippet igen: Vær opmærksom på, at modstandsforespørgslen bruges til at beslutte et forslag, der er “godt nok for nu” og “sikkert nok til at prøve”. Det betyder, at denne beslutning kan justeres på et senere tidspunkt, hvis der tilføjes ny viden eller rammefaktorer. Vi vil også gerne påpege, at modstandsforespørgslen er en tilpasset, forkortet form af samtykkeprocessen. I samtykkeprocessen behandles og indarbejdes indsigelser i forslaget, indtil der ikke er mere seriøse indsigelser. Hvis du vil lære at kende og bruge samtykket til dit team, så send os en besked!